Informativa sulla privacy

Botchi è un assistente AI che ti aiuta a chattare, organizzare file, gestire memorie, creare documenti, programmare attività e collegare servizi che scegli di usare. Questa Informativa spiega quali informazioni raccogliamo, come le usiamo, con chi le condividiamo e quali scelte hai.

Questa informativa riguarda sito, applicazioni, chat, dashboard e accessi API o MCP di Botchi. Descrive il trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR. La consultazione dell'informativa e l'accettazione dei Termini non costituiscono un consenso generale al trattamento: le basi giuridiche sono indicate nella sezione 3.

1. Chi siamo

Sealo S.r.l., Strada Trossi 41, 13871 Verrone (BI), Italia, partita IVA IT 02777410024, REA BI-310965, è il titolare dei trattamenti che determina per la gestione del servizio, del rapporto contrattuale, della sicurezza, degli adempimenti e degli analytics descritti qui. Puoi scrivere a hello@botchi.ai o alla sede legale per questioni privacy e diritti.

Quando un'organizzazione usa Botchi per trattare dati per proprie finalità, l'organizzazione può agire come titolare e Sealo come responsabile, nei limiti delle istruzioni e dell'accordo sul trattamento dei dati, o DPA. L'organizzazione fornisce agli interessati la propria informativa e individua la base giuridica dei trattamenti svolti per suo conto. Per i trattamenti che Sealo determina autonomamente, Sealo mantiene i propri obblighi da titolare. La scelta di un modello o provider non modifica automaticamente questi ruoli.

Negli account business, amministratori e Utenti autorizzati possono accedere ai dati aziendali, alle esecuzioni e ai dati di utilizzo secondo i rispettivi permessi. L'appartenenza all'account non attribuisce automaticamente accesso a tutti i contenuti personali di un membro.

2. Informazioni che raccogliamo

Riceviamo dati direttamente da te, dall'organizzazione che ti invita o autorizza, dai servizi che colleghi e dalle fonti consultate per le operazioni richieste, incluse fonti web pubbliche. Generiamo inoltre dati tecnici e di utilizzo durante il funzionamento del Servizio. I contenuti possono riguardare anche persone diverse dall'Utente che li fornisce; la loro provenienza dipende dalla richiesta e dalle fonti utilizzate.

Account e identità

Quando crei un account o accedi tramite WorkOS AuthKit, riceviamo indirizzo email, identificativo utente univoco, identificativi di sessione, stato di verifica email e informazioni profilo rese disponibili dal metodo di accesso. Possiamo conservare anche fuso orario, lingua preferita, stato referral, timestamp di accettazione termini e informazioni su account o team.

Contenuti chat e allegati

Messaggi inviati a Botchi, risposte dell'assistente, file caricati, immagini, documenti generati, immagini generate, registrazioni vocali, schede contatto, allegati posizione, reazioni, risultati degli strumenti e metadati correlati sono conservati nel backend per riprendere conversazioni tra dispositivi, aprire file in seguito e usare contesto rilevante nelle risposte future.

Memoria e personalizzazione

Botchi può ricordare fatti, preferenze, stile di comunicazione, contesto account, impostazioni profilo assistente, impostazioni app, permessi strumenti, approvazioni, task, calendari e altro contesto condiviso per essere più utile nel tempo.

Servizi collegati

Se colleghi un servizio terzo, conserviamo token OAuth, refresh token, identificativi account, indirizzo email o identificativi profilo restituiti dal provider, scope selezionati e impostazioni di connessione necessarie per chiamare il servizio per tuo conto. Token e credenziali personalizzate sono cifrati a riposo. Chiamiamo i servizi collegati quando chiedi a Botchi di fare qualcosa, quando approvi un'azione o quando configuri un'automazione che richiede quel provider.

I servizi collegati possono includere integrazioni di produttività, comunicazione, file, calendario, social, salute, fitness, musica, localizzazione, email, MCP, API e integrazioni workspace personalizzate. A seconda di cosa colleghi e chiedi a Botchi, i dati del provider possono includere email, bozze, allegati, eventi calendario, task, contatti, file, fogli, presentazioni, note, riepiloghi salute o fitness, libreria musicale, metadati social, messaggi, commenti e informazioni su luoghi o percorsi.

Abbonamenti e fatturazione

Gli acquisti web disponibili, inclusi abbonamenti business, posti e ricariche Sparks, sono elaborati tramite Stripe. Riceviamo identificativi cliente, dati di fatturazione, indirizzo, dati fiscali forniti, stato dei pagamenti, fatture, abbonamenti, ricariche e relativi eventi. Le ricariche automatiche generano ulteriori dati di autorizzazione e addebito.

Gli acquisti mobile sono elaborati da Apple App Store o Google Play. RevenueCat supporta la verifica degli acquisti e dei diritti di accesso. Riceviamo identificativi delle transazioni e dei prodotti, stato e durata dell'abbonamento e dati necessari alla riconciliazione. Non conserviamo i numeri completi delle carte o i codici di sicurezza; i servizi di pagamento possono renderci disponibili informazioni limitate sul metodo di pagamento, come tipologia e ultime cifre.

Informazioni tecniche e dispositivo

Raccogliamo informazioni base necessarie per erogare il Servizio: versione app, versione runtime, sistema operativo, modello dispositivo, produttore o brand, lingua, fuso orario, stato rete, token notifiche push se abilitate e metadati approssimativi delle richieste come indirizzo IP, timestamp, header e identificativi richiesta backend.

Analytics d'uso

Usiamo PostHog per capire come viene usata l'app e monitorare affidabilità e costi. Gli eventi analytics possono includere identificativi account, uso funzionalità, onboarding e acquisti, connessione strumenti, approvazioni strumenti, eventi su messaggi e allegati, metriche performance e telemetria AI come modello, token input/output/totali e costo stimato. Gli analytics facoltativi nel browser e l'attribuzione delle conversioni sul sito pubblico restano disattivati finché non acconsenti tramite le impostazioni cookie. Consulta la nostra Cookie policy per i dettagli. Non vendiamo dati analytics. Dopo il consenso, PostHog raccoglie anche clic e interazioni con i moduli, scorrimento, uscite dalle pagine, errori del browser e prestazioni di caricamento. Le mappe aggregano clic e scorrimento. Il replay ricostruisce la navigazione dalla pagina pubblica, dai movimenti del mouse e dalle interazioni, mascherando i valori dei moduli e il testo modificabile. Non registriamo log della console, header o corpi delle richieste, né contenuti di iframe di terzi. La revoca interrompe la registrazione e cancella lo spazio analytics facoltativo.

Supporto e feedback

Se invii una richiesta, contatti il supporto o segnali un problema, raccogliamo dettagli inviati, identificativo account, email se serve per rispondere e contesto tecnico rilevante.

Permessi dispositivo

Con il tuo permesso esplicito, l'app mobile può accedere a foto, camera, microfono, riconoscimento vocale, posizione, contatti, notifiche e file/documenti per le funzionalità che scegli di usare. Puoi revocare i permessi dalle impostazioni del dispositivo.

3. Finalità, basi giuridiche e necessità dei dati

La seguente tabella riguarda i trattamenti per i quali Sealo agisce come titolare. La base contrattuale si applica quando l'interessato è parte del contratto e il trattamento è necessario a eseguirlo o alle misure precontrattuali richieste. Per i contenuti trattati per conto di un cliente aziendale, è quest'ultimo a determinare finalità e base giuridica; Sealo opera secondo il DPA.

Il conferimento dei dati necessari al contratto o a obblighi legali è richiesto per le relative prestazioni; senza tali dati potremmo non poter attivare l'account, fatturare o completare l'operazione. Collegamenti, permessi del dispositivo e analytics facoltativi sono opzionali: negarli limita solo le funzioni che ne dipendono. Il permesso tecnico del dispositivo o il collegamento OAuth non sostituisce, da solo, una base giuridica GDPR.

Puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare. Valutiamo la richiesta secondo il GDPR e interrompiamo il trattamento salvo motivi legittimi cogenti prevalenti o necessità di tutela giudiziaria.

4. Come funziona il trattamento AI

Scelta dei modelli e dei fornitori

Botchi usa più fornitori AI per offrire una scelta di modelli e funzionalità. Dove previsto, puoi scegliere tra le opzioni disponibili; negli account business la scelta dipende anche dai permessi e dalle impostazioni definite dall'amministratore. In assenza di una scelta specifica si applicano le impostazioni predefinite della funzione.

Ogni opzione mostra le condizioni che Botchi applica a quel percorso: conservazione, uso per il training e regione di inferenza, dove il provider la dichiara. La scelta disponibile all'Utente o all'amministratore comporta la valutazione della sua adeguatezza alla finalità e ai dati trattati, sulla base di tali informazioni. Non è un consenso generale alla condivisione né una rinuncia ai diritti. La selezione automatica del provider all'interno di un percorso è limitata ai provider che soddisfano le condizioni indicate per quel percorso. Sealo configura ogni richiesta in conformità a tali condizioni, fa affidamento sulle dichiarazioni e sugli accordi dei provider e resta responsabile della propria configurazione e delle proprie misure di sicurezza.

Una singola attività può richiedere più servizi. Per esempio, la trascrizione di un audio o la lettura di un documento può usare un fornitore diverso da quello scelto per la risposta in chat.

Dati inviati e destinatari

Per completare una richiesta o un'automazione, inviamo ai fornitori coinvolti le parti necessarie della conversazione, gli allegati, le memorie, le impostazioni del profilo, i risultati degli strumenti e il contesto dei servizi collegati. Le funzioni AI possono generare risposte e immagini, trascrivere audio, leggere e riassumere documenti, cercare sul web, creare memorie e produrre output strutturati.

Le richieste possono raggiungere direttamente il servizio che esegue il modello oppure passare attraverso un servizio di routing. Il produttore del modello e il fornitore che lo esegue possono essere soggetti diversi. I dati sono condivisi con i fornitori coinvolti nella specifica operazione, non con tutti quelli disponibili nel catalogo. La pagina subprocessori elenca i servizi e i relativi ruoli.

Conservazione e training

Le condizioni di conservazione e uso per il training dipendono dal servizio, dal modello, dall'endpoint e dagli accordi applicabili. Botchi applica controlli di selezione dei provider, zero data retention e restrizioni sul training dove previsti dalla configurazione. I dettagli dei controlli sono descritti nella pagina sicurezza e, per i singoli servizi, nella pagina subprocessori.

Zero data retention riguarda il contenuto dell'inferenza nel perimetro previsto dal fornitore. Non equivale all'assenza di metadati operativi o di fatturazione, né elimina i contenuti che Botchi conserva per fornire il Servizio, come descritto nella sezione 7. Dove non si applica tale protezione, i fornitori possono conservare temporaneamente contenuti o metadati per sicurezza, prevenzione abusi, affidabilità o obblighi legali secondo le policy e gli accordi applicabili. Registriamo token e costo stimato per gestire uso e fatturazione.

Informazioni sensibili

Non inviare informazioni personali sensibili alle funzioni AI salvo che una funzione specifica o un accordo scritto lo consenta espressamente e siano soddisfatti i requisiti di legge, inclusa una condizione dell'articolo 9 GDPR quando necessaria. La disponibilità tecnica di un'integrazione non autorizza automaticamente il trattamento di categorie particolari di dati. Questo include informazioni sanitarie, numeri di conto finanziario, identificativi governativi, documenti di identità, credenziali, chiavi private, categorie particolari di dati ai sensi del GDPR e informazioni regolamentate simili.

5. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo le tue informazioni personali. Condividiamo i dati necessari con fornitori che ci aiutano a erogare il Servizio, in base ad accordi che ne limitano l'uso. Le attività comprendono autenticazione, hosting, database e storage, trattamento AI e media, pagamenti e abbonamenti, analytics, diagnostica e notifiche. Nomi, funzioni e categorie di dati sono raccolti nella pagina subprocessori.

Quando colleghi un servizio esterno, Botchi lo chiama per tuo conto nei limiti delle autorizzazioni e della funzione richiesta o configurata. Questi servizi possono operare secondo i propri termini e informative privacy, anche con un ruolo diverso da quello di subresponsabile di Botchi.

Non vendiamo dati dei servizi collegati né li usiamo per pubblicità. Per i dati utente Google, il nostro uso e trasferimento delle informazioni ricevute dalle API Google segue la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use. Usiamo i dati Google solo per fornire o migliorare funzioni Botchi richieste o configurate dall'utente; non li usiamo per addestrare modelli AI o machine-learning generalizzati.

Possiamo divulgare informazioni anche quando richiesto dalla legge, per proteggere diritti e sicurezza o in relazione a un'operazione societaria, nel rispetto delle basi giuridiche, della minimizzazione e degli obblighi di informazione applicabili. Un trasferimento societario non autorizza automaticamente nuove finalità incompatibili.

6. Dove vengono trattati i dati

Botchi è un servizio globale. I dati possono essere trattati nell'Unione Europea, negli Stati Uniti o in altri paesi, a seconda della funzione e dei fornitori coinvolti. La scelta di un modello o di un endpoint regionale non determina, da sola, la localizzazione di tutti i trattamenti del Servizio.

Dove richiesto, i trasferimenti sono protetti da garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard e misure tecniche e organizzative supplementari, nell'ambito degli accordi applicabili. Eventuali requisiti di trattamento esclusivamente UE devono essere valutati e concordati separatamente. Puoi richiedere informazioni sulle garanzie applicabili e una copia delle relative clausole, con eventuale oscuramento di dati riservati non necessari, scrivendo a hello@botchi.ai. L'uso di un endpoint UE non esclude automaticamente accessi o trattamenti di metadati da altri paesi. Le note sui singoli servizi si trovano nella pagina subprocessori.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

La durata dipende dalla categoria e dalla finalità. Conserviamo soltanto i dati necessari e distinguiamo dati del servizio, documenti soggetti a obblighi legali e copie residue. La cancellazione dell'account non equivale alla rimozione istantanea di ogni registrazione presso ogni fornitore.

I dati resi effettivamente anonimi, senza possibilità ragionevole di identificare una persona, possono essere conservati per analisi statistiche. I dati soltanto de-identificati o pseudonimizzati continuano a essere trattati come dati personali.

La procedura di eliminazione account distingue ricezione della richiesta, elaborazione e completamento. Restano possibili conservazioni obbligatorie e registrazioni minime per evitare che operazioni ripetute ricreino dati eliminati.

8. Sicurezza

Usiamo misure tecniche e organizzative pratiche per proteggere le informazioni, incluse TLS in transito, controlli di accesso, cifratura a riposo per token OAuth sensibili e credenziali personalizzate, storage sicuro dei token sul dispositivo, accesso di servizio a privilegi minimi e monitoraggio per affidabilità e abusi. Nessun metodo di trasmissione o storage è completamente sicuro; non possiamo garantire sicurezza assoluta, ma lavoriamo per proteggere i dati e rispondere rapidamente agli incidenti.

9. Diritti e richieste

Alle condizioni previste dal GDPR puoi ottenere accesso e copia dei dati, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati trattati con mezzi automatizzati sulla base di consenso o contratto. Puoi revocare il consenso in ogni momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Ciascun diritto ha presupposti ed eventuali eccezioni previsti dalla legge.

Scrivi a hello@botchi.ai o alla sede di Sealo, indicando la richiesta e gli elementi necessari a identificare l'account. Chiediamo informazioni ulteriori per verificare l'identità solo quando necessario e proporzionato. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo, normalmente entro un mese; in caso di complessità o numero di richieste, il termine può essere prorogato di altri due mesi con comunicazione e motivazione entro il primo mese. Eventuali dinieghi sono motivati. Costi o rifiuti per richieste manifestamente infondate o eccessive sono ammessi soltanto nei casi di legge.

Per dati trattati per conto della tua organizzazione, puoi rivolgerti al titolare competente; se riceviamo la richiesta, collaboriamo e la trasmettiamo secondo il DPA, senza pregiudicare i diritti che puoi esercitare direttamente nei nostri confronti.

Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità competente nel paese in cui risiedi abitualmente, lavori o ritieni sia avvenuta la violazione, e ricorrere all'autorità giudiziaria. Non è necessario presentare prima un reclamo a Sealo.

10. Minori

Botchi è riservato a persone di almeno 18 anni, come previsto nei Termini. L'accesso di minori non è autorizzato, anche tramite account aziendali. Se segnali dati raccolti in violazione di questa regola, verifichiamo la situazione e adottiamo le misure appropriate, inclusa la cancellazione quando dovuta e la conservazione minima necessaria a gestire la segnalazione.

11. Personalizzazione e decisioni automatizzate

Botchi elabora automaticamente prompt, contesto e memorie per generare output e personalizzare le risposte. Le automazioni possono produrre effetti sui servizi collegati nei limiti delle istruzioni e autorizzazioni. I controlli su disponibilità dell'abbonamento, saldo e permessi possono impedire nuove operazioni; puoi contattare l'assistenza per segnalare errori e richiederne la verifica.

Il servizio standard non è destinato a decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone. Il cliente non può attivare tali impieghi sulla sola base della disponibilità di un modello: occorrono preventiva valutazione, base giuridica, garanzie e accordo espresso per gli usi che richiedono supporto specifico. I ruoli e gli obblighi effettivi dipendono dal trattamento svolto, non dalla denominazione dell'automazione.

I servizi esterni collegati possono trattare dati secondo le proprie informative. Revocare una connessione a Botchi non cancella automaticamente dati o azioni già presenti presso quel servizio.

12. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa periodicamente. In caso di modifiche sostanziali, aggiorneremo la data "Ultimo aggiornamento" e, quando opportuno, ti avviseremo nell'app o via email.

13. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta privacy, contattaci a hello@botchi.ai.